如何管好檔案：命名規則、資料夾結構跟 Google Drive、GitHub、相簿工作流

好的檔案管理靠的是一套命名規則跟對的工具串接，不是靠意志力整理。這篇整理了我在不同場景下的檔案命名系統跟管理方式，從 Google Drive 的文件管理、程式專案的倉庫命名，到 Google 相簿的分享流程，背後都是同一套思路：建立規則、減少決策、讓工具幫你執行。

我的整套系統有不少靈感來自 YouTuber Jeff Su 的這支檔案管理影片，他用很簡潔的方式講了檔案整理的框架跟實用技巧。我在這個基礎上加入了自己的工具選擇跟使用場景，延伸到程式專案、多媒體管理等面向。

檔案命名的底層邏輯

在講具體的工具跟場景之前，先聊一下我整套命名系統背後的幾個通用原則。這些原則會貫穿後面所有的場景，不管是雲端文件、程式專案還是相簿，底層邏輯都是一樣的。

排序即導航

命名的第一個目的不是描述內容，而是控制排序。當你打開一個資料夾，檔案的排列順序應該要能讓你在三秒內找到目標。所以我所有的命名都會在最前面放一個可排序的識別碼——文件用編號，子資料夾用日期，讓檔案系統的預設排序直接變成你的導航。

層數越少越好

資料夾結構最多五層。超過五層之後，你花在「點進去再退出來」的時間會比找檔案本身還多。如果你發現某個分類需要第六層，通常代表上層的分類邏輯需要重新設計，而不是繼續往下挖。

命名要能脫離上下文存活

一個好的檔名，即使從原本的資料夾裡拉出來，放到桌面上、丟到聊天室裡，看到的人都能知道它大概是什麼。這就是為什麼我會在檔名裡放日期跟企業名稱，而不是只寫「報告.pdf」。

先分流：暫存還是建檔

在把檔案丟進任何資料夾之前，我會先做一個判斷：這個檔案是「暫存」還是「建檔」。暫存是 for 短期任務使用的——截圖、臨時下載的附件、要轉傳給別人的檔案，用完就刪，不需要進入任何資料夾結構。建檔則是確定要持久性保留的東西，才會進到 Google Drive 或本機專案資料夾裡歸檔。這兩條路徑的工具跟流程完全不同，混在一起只會讓資料夾越來越亂。

暫存文件

不是所有檔案都需要歸檔。工作中常常會有一些「用完就丟」的東西——從網頁抓下來的圖片、臨時要傳給別人的截圖、從聊天室存下來的附件。這些檔案的生命週期可能只有幾分鐘到幾小時，硬要塞進資料夾結構裡反而是在製造雜訊。

我的做法是用專門的暫存工具來處理這類檔案，核心原則就是「快進快刪」：快速接收、快速使用、用完立刻清掉，不讓它們有機會堆積在桌面或下載資料夾裡。

PC：使用 Dropover。抓起檔案左右搖晃，它就會自動跳出一個暫存架，讓你把東西丟上去。可以從不同來源收集檔案，再一次拖到目標位置。用完之後暫存架會自動消失，不會在系統裡留下殘留。

iOS：使用 Yoink。在任何 App 裡透過分享選單就能把圖片或檔案直接丟進 Yoink，所有暫存的東西會集中在同一個地方。需要的時候再從 Yoink 拖出來，不用經過「檔案」App 或相簿。用完清掉就好。

Google Drive 管理

大分類：編號制資料夾

我的 Google Drive 最上層使用編號制來管理大分類：

01 - 財務/
02 - 學習/
03 - 工作/
...
99 - 封存/

編號格式是兩位數的 NN，搭配分類名稱。幾個設計上的考量：

上限 100 個分類：兩位數編號代表最多 99 個分類（扣掉封存），這是刻意的限制。如果大分類超過這個數量，代表分類太細了，應該合併而不是繼續新增。實際上我目前用到的大分類不到 20 個。

編號可分群：編號不一定是流水號，你可以用區段來做邏輯分群。例如個位數放個人類別、十位數放工作類別，這樣相關的分類會自然排在一起。分群的方式可以根據自己的需求彈性調整。

99 固定為封存區：不再使用的分類不要刪掉，移到 99 封存。這樣既不會干擾日常使用，需要回顧的時候也找得到。

子資料夾：日期制命名

大分類底下的子資料夾使用日期制命名：

01 - 財務/
├── 240315 - Apple 合約簽署/
├── 240820 - Google 專案報告/
├── 250110 - Personal 年度結算/

格式是 YYMMDD - 企業 專案名稱，用 - 分隔日期跟內容描述。

用 YY 而不是 YYYY：因為 2021、2022、2023 年份的前兩碼都是 20，寫完整年份反而讓前面的數字看起來都一樣，不容易快速區分。用兩位數的 YY 更簡潔，而且在可預見的未來不會有歧義。

日期放最前面：這樣按照檔名排序時，資料夾會自動按照時間先後排列，最新的東西在最下面（或依照你的排序偏好在最上面），不需要手動整理。

企業名稱作為第二識別：同一個時間段可能有不同企業的專案在進行，放上企業名稱可以快速過濾。如果是個人事務就寫「Personal」。

資料夾層數限制

大分類底下的資料夾結構不超過五層。這是整套系統最重要的硬性規則之一：

01 - 財務/                    ← 第一層：大分類
├── 240315 - Apple 合約簽署/     ← 第二層：專案資料夾
│   ├── 合約文件/              ← 第三層：檔案分類
│   │   └── 240320/           ← 第四層：日期資料夾
│   └── 會議紀錄/

五層是上限，但不代表每個資料夾都要用滿。像合約文件這種會隨時間累積的分類，裡面再用日期資料夾整理是合理的；但如果超過五層就會開始迷路，點進去之後忘記自己在哪裡。如果某個專案的檔案多到需要更多層，我會重新檢視分類方式，通常是把它拆成兩個獨立的專案資料夾，而不是繼續往下建子資料夾。

快速分享資料夾

在層級 0 放一個 04 - 快速分享 資料夾，專門存放「要分享給別人的副本」。舉個例子：你有一份含機密資訊的簡報，但同事只需要其中幾頁。與其把整份簡報分享出去，不如複製需要的頁面，把副本存到快速分享資料夾，再把連結傳給對方。

這樣做有三個好處：

• 原始檔案的機密資訊不外流——你完全控制分享的範圍
• 原始資料夾不會被複製品搞亂——副本集中在一個地方管理
• 不用反覆提醒對方刪除——定期清理快速分享資料夾就好

本質上就是一個「暫存分享區」，跟前面提到的暫存文件邏輯一樣：快進快出，用完就清。

搜尋與快速存取技巧

命名規則做得再好，最終還是要靠搜尋來找檔案。這邊整理幾個讓搜尋效率翻倍的技巧。

善用搜尋運算符

Google Drive 支援搜尋運算符，可以大幅縮小搜尋範圍：

• type:presentation — 只搜尋 Google 簡報
• type:spreadsheet — 只搜尋 Google 試算表
• type:document — 只搜尋 Google 文件
• owner:email@example.com — 搜尋特定擁有者的檔案

如果你不習慣打運算符，也可以先做基本搜尋，再用搜尋結果上方的篩選功能來縮小範圍。另外一個小技巧：如果你在找別人分享給你的檔案，去「與我共享」標籤頁，用 People 欄位輸入對方的名字或 email，通常比在搜尋框裡大海撈針快很多。

為檔案加上關鍵字

有時候別人分享的資料夾你沒辦法改名，但你可以在 Google Drive 裡按 D 打開詳細資訊，在最下方的「描述」欄加入自己的關鍵字。這樣搜尋的時候，即使檔名不包含你的關鍵字，描述欄裡的內容也會被搜尋到。

Mac 用戶也可以在本機檔案上按 Cmd + I 打開詳細資訊，在「註解」欄加上關鍵字，之後用 Raycast 或 Spotlight 就能搜到。

選擇性加星標

Google Drive 的星標功能可以讓你從側邊欄快速存取常用檔案，但加太多就失去意義了。我參考 Jeff Su 的做法，用三個標準來篩選：

1. 每天都會用到：不是每週，是每天
2. 手機上也需要快速存取：因為手機端也有星標標籤
3. 同一時間最多五個：超過五個就跟沒標一樣

這三個條件同時滿足才加星標，其他的靠搜尋就好。

捷徑、副本還是不管它

當別人在 Google Drive 上分享檔案給你，有三種處理方式可以選：

1. 什麼都不做：最常見的情況。如果只是一次性的需求，進去看完、做完就算了，不需要納入你的檔案系統。
2. 建立副本：適合需要當範本或留存參考的檔案。但要注意，原檔之後的任何更新都不會同步到你的副本，所以只適合「定格」的內容。
3. 建立捷徑：適合會持續更新、你又需要經常存取的檔案。例如主管建立的 1 對 1 會議記錄，你應該立刻建立捷徑放到自己的管理系統裡。這樣對方用他的方式管理檔案，你也能用自己的方式存取，互不干擾。捷徑會顯示箭頭圖標，一眼就能分辨。

串接工具

Google Drive 本身的搜尋功能其實很強，搭配上面的命名規則之後，大部分的檔案都可以直接用搜尋找到——因為檔名裡已經包含了日期、企業跟專案名稱這些關鍵字。

除了網頁版之外，我在不同裝置上會搭配不同的工具來存取 Google Drive：

PC：使用 rclone 把 Google Drive 掛載到本機，搭配 Google 雲端硬碟應用程式跟 Finder 直接在檔案系統裡操作。rclone 的好處是可以用命令列批次處理檔案搬移跟同步，不用一個一個手動拖拉。

Android：用 Solid Explorer 來管理。它可以直接連接 Google Drive，介面比 Google 官方的 App 更適合做檔案操作，支援雙面板、批次重命名等功能。

iOS：用 Google 雲端硬碟 App 搭配 iOS 內建的「檔案」App。Google Drive App 負責瀏覽跟分享，「檔案」App 則讓 Google Drive 的內容整合進 iOS 的檔案系統裡，方便跨 App 存取。

程式專案管理

本機專案資料夾

程式專案的本機資料夾我會統一放在一個目錄下管理，資料夾命名遵照 GitHub 倉庫命名原則：

~/Documents/github/
├── Apple-ProjectName/
├── Google-DashboardSystem/
├── Personal-OfficialWeb/
├── Personal-SideProject/

GitHub 倉庫命名原則

GitHub 的倉庫命名跟本機資料夾保持一致，格式分兩種：

企業專案：企業名-專案名稱，企業名跟專案名稱都使用駝峰命名（PascalCase）。

Apple-ProjectName
Google-DashboardSystem

個人專案：用 Personal- 作為前綴，後面接專案名稱。

Personal-OfficialWeb
Personal-SideProject

這樣在 GitHub 的倉庫列表裡，同一個企業或個人的專案會自動排在一起，一目了然。

多媒體管理

圖片跟影片的管理跟文件不太一樣。文件通常有明確的歸屬——哪個企業、哪個專案，用資料夾結構就能處理得很好。但多媒體素材常常是跨專案、跨場景使用的，同一張圖可能同時跟某個旅行、某個設計專案、某篇文章有關。

所以我在多媒體管理上會用兩種模式：

1. 資料夾模式：適合有明確時間線的內容，像是旅行照片、活動紀錄。這部分用 Google 相簿來管理，靠日期跟活動名稱建立相簿，邏輯跟前面的資料夾命名一樣。

2. 標籤模式：適合需要跨分類檢索的素材，像是設計參考圖、截圖、靈感蒐集。這部分用 Eagle 來管理，每張圖可以打上多個標籤，不受資料夾的單一歸屬限制，搜尋跟篩選的彈性大很多。

Eagle

Eagle 是一款專門為素材管理設計的工具，跟傳統的資料夾管理最大的差別是它用標籤系統來組織檔案。一張圖片可以同時被標記為「UI 參考」、「深色模式」、「Dashboard」，之後不管從哪個標籤進去都找得到。

幾個我覺得特別好用的功能：

• 標籤系統：支援巢狀標籤，可以建立像 設計/UI 、設計/Icon 這樣的階層結構，在不犧牲彈性的情況下保持分類的組織性。
• 瀏覽器擴充功能：在網頁上看到喜歡的圖片，直接拖曳或右鍵就能存進 Eagle，來源網址會自動記錄下來。
• 智慧資料夾：根據標籤、顏色、檔案類型等條件自動篩選，不用手動整理就能建立動態的分類檢視。
• 顏色篩選：可以用顏色來搜尋素材，找設計參考的時候特別實用，例如直接篩選出所有藍色調的 UI 截圖。

Eagle 的資料庫是存在本機的資料夾裡，結構是公開的，所以可以搭配雲端同步工具（像是 Google Drive 或 Dropbox）在不同電腦之間同步。

Google 相簿

相簿命名原則

Google 相簿的相簿命名跟 Google Drive 的資料夾命名是同一套規則——日期放前面，讓排序幫你導航：

240315 - 東京旅行
240820 - 公司尾牙
250101 - 跨年活動

格式是 YYMMDD - 活動名稱，跟 Google Drive 子資料夾的命名邏輯完全一致。這樣不管是在哪個平台，看到命名格式就知道是同一套系統，不用另外記。

手動分享給朋友

拍完照之後要分享給朋友，最直覺的方式是建立一個共享相簿，把照片丟進去，再把連結傳給對方。但這裡有幾個小細節可以讓體驗更好：

1. 建立專屬的分享相簿：不要直接共享你的主相簿，另外建一個分享用的相簿，只放要分享的照片。命名可以加上「共享」標記，例如 2024.03 東京旅行（共享）。
2. 開啟協作功能：讓朋友也能把他們拍的照片加進來，這樣大家的照片會集中在同一個地方。
3. 設定連結分享：透過連結分享讓沒有 Google 帳號的朋友也能查看。

自動分享給朋友

如果你有一群固定會一起出去的朋友，每次手動建立共享相簿、加人、傳連結會很麻煩。Google 相簿有一個「夥伴共享」功能可以解決這個問題：

夥伴共享設定方式：

1. 打開 Google 相簿的設定。
2. 選擇「夥伴共享」，加入對方的 Google 帳號。
3. 設定共享條件——可以選擇共享所有照片，或只共享特定人物的照片。

設定完成後，符合條件的照片會自動出現在對方的 Google 相簿裡，不需要手動操作。這個功能特別適合家人之間的照片共享，例如設定只共享小孩的照片，爸媽就能自動收到所有相關的照片。

系統總覽

檔案進來的第一步是分流：這個東西是暫時用一下就刪，還是要長期保留？分流之後，再根據內容類型走不同的管理路徑。

暫存

建檔

多媒體

整套系統的核心就是：先分流、再歸位。暫存的東西不要進資料夾，該建檔的東西一進來就按規則命名。規則越簡單越好，簡單到變成肌肉記憶，才能真正長期執行下去。